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主催者などによりますと、今年の展示会は米子市立図書館で11月29日から12月15日の期間で開催されていて、これまでの入賞作品18点を会場に展示していました。
最終日となる15日午後3時40分頃から職員が撤収作業を始めましたが、その後、作品を壁面から外した状態で別の用務先に移動。
午後4時5分には、作品回収のため別の職員が会場に到着しましたが、作品5点が紛失していることが判明しました。
該当する作品の出品者に紛失した状況説明と謝罪を行いましたが、その後、フレーム内の作品裏面に個人情報(出品者の名前・住所・電話番号・メールアドレス)を記載した応募用紙が貼り付けられていたことが判明したため、再び出品者に状況説明と謝罪を行ったということです。
発生原因について主催者は、誰でも出入りできるオープンスペースにも関わらず、会場内の机の上に作品を置いたまま職員がその場を離れ、約25分間、職員不在の時間帯があったこと。
紛失した作品付近に「ご自由にお持ち帰りください」と表示した広報物品を入れた箱を置いていたため、来館者に作品を持ち帰っても良いと誤解を与える状況となっていたことなどが、発生原因と考えられるということです。
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